摘 要：档案是重要的信息资源，是对于单位、组织和个人的工作实践和社会生活的记录。在现代社会，档案的内容比较丰富，形式也比较多样，包括文字、音频、视频、图表等，给档案管理工作带来了困难。与此同时，信息技术的发展和互联网的普及，给档案管理工作提供了新手段和新思路。加强档案管理的信息化建设，是提高档案管理工作效率和质量的根本途径。
关键词：事业单位；档案管理；信息化。
在信息化时代背景下，信息的收集、鉴定、管理、存储、编辑、检索、传播与利用都需要借助于信息化手段和技术。因此，事业单位档案管理需要加强信息化建设，从而完善档案管理职能、创新档案管理方式、提高档案管理效率，使事业单位档案管理工作跟上时代的步伐、满足社会的需求。
1 加强基础设施建设。
要加强事业单位档案管理的信息化建设，应该首先从基础设施建设入手，为信息化建设奠定物质基础：
1.1 加强网络环境建设。
良好的网络环境，是事业单位档案管理信息化建设顺利进行的前提。因此，事业单位应该从以下三个层面，加强网络环境建设：一是加强内网建设，确保单位内部各部门之间的良性沟通，使档案管理的信息化建设在单位内部得到顺利开展；二是加强政务网建设，提高档案管理信息化建设过程中信息采集、传送与发布的效率，使档案管理的信息化建设在政务领域得以顺利进行；三是加强公众网建设，使事业单位的档案管理工作能够面向群众，实现“输入”与“输出”的双向沟通：输入指的是通过公众网，进行档案信息的采集、编辑与更新工作，确保事业单位电子档案的完整性、实效性与准确性；输出指的是通过公众网，进行档案的发布、共享与利用工作，提高事业单位档案管理的服务质量和工作效率。例如，通过内网定期开展“员工个人履历更新”活动，利用信息化手段保证员工档案的完整性与准确性。
1.2 购置现代办公设备。
在档案管理信息化建设过程中，需要大量借助现代办公设备。
因此，事业单位应该购置计算机、扫描仪、光盘刻录机、大容量信息存储工具等办公用具，使档案管理工作走现代化、信息化、高效化的道路。例如，利用扫描仪将文字版的档案转化成数字版的档案，方便存储、编辑与利用，从而实现文字档案的数字化管理。
1.3 加强软件开发利用。
信息化时代的最重要的工具是计算机，而计算机要充分发挥效用，需要依托强大的系统软件和应用软件。因此，事业单位应该加强软件的开发与利用，从而提高计算机和网络的使用效率，推进档案管理信息化的进程。例如，利用电子文件管理系统软件对档案进行信息化管理，加快档案管理信息化建设的进程。
2 提高工作人员素质。
事业单位档案管理信息化建设要顺利进行，需要一支高素质的档案管理团队。因此，事业单位需要从以下几个方面努力，提高档案管理工作人员素质：
2.1 提高信息管理意识。
事业单位要实行信息化管理，需要档案管理工作人员，乃至全体员工首先提高信息管理的意识，从思想上认识到加强档案管理信息化建设的重要性和必要性，并积极采取有效行动，参与到档案管理信息化建设当中。例如，事业单位应该加强信息化建设重要性的宣传教育工作，使单位全体员工都认识到档案管理信息化的优势和意义，主动配合档案管理信息化建设的工作，提高档案管理信息化建设的效率。
2.2 提高信息管理能力。
档案管理的信息化建设，是一项工作，也是一门技术。事业单位档案管理的信息化建设要求档案管理工作人员具备丰富的档案管理经验和扎实的信息管理技术，并在工作中将二者结合起来，利用信息化手段开展档案管理工作。目前，事业单位不乏在档案管理工作中具备丰富经验的员工，缺乏的是具备扎实信息技术的员工。因此，事业单位应该加强教育与培训，提高档案管理工作人员的信息管理能力，为档案管理信息化建设提供人才支持和智力支持。例如，定期进行信息技术培训，使档案管理员工具备利用先进信息技术开展档案管理工作的能力。
3 完善档案管理制度。
事业单位档案管理的信息化建设为档案管理工作带来了新问题和新困扰。为了确保档案管理工作的安全性和高效性，事业单位应该从以下几个方面完善档案管理制度：
3.1 细化档案管理流程。
在档案管理信息化建设过程中，档案管理的流程发生了颠覆性的改变。为了确保电子档案在收集和存储中的完整性与准确性，电子档案在传播和利用中的安全性与高效性，事业单位应该细化档案管理流程，统一档案管理标准，推进档案管理信息化建设进程。例如，在个人档案进行信息共享之前，要按照工作流程，严把“密保”
关，对档案信息进行严格筛选与评估，确保档案管理过程中的信息安全。
3.2 明确档案管理责任。
档案管理信息化建设是一项漫长、复杂而庞大的工作，涉及到内部分工、外部联系、集体协作等诸多方面。为了确保事业单位档案管理信息化建设的各个环节和部分都能够落实到位，事业单位需要明确档案管理信息化建设的分工，做到各司其职、各尽其责，使信息化建设能够按部就班、顺利进行。例如，在建立信息化档案网络过程中，明确每个员工在信息收集、鉴定、整理与录入中的责任，提高员工的责任感，确保信息化档案的准确性和完整性。
3.3 创新档案管理形式。
一般来说，事业单位档案管理信息化建设主要包括以下四个方面：系统设置、数据维护、信息查询和统计报表。这与传统的档案管理格局和结构存在巨大差异。为了解决这一问题，适应档案管理信息化建设需求，事业单位需要创新档案管理形式，构建起档案管理静态与动态相结合，分散与综合相结合，共享与保密相结合的管理形式，使事业单位档案管理信息化建设顺利进行和高效开展。例如，通过分散与综合相结合的方式，将档案管理信息化建设先进行分解，实现具体环节专人负责，再进行综合，实现轮流监督和整体把关，从而实现对于档案管理信息化建设的全程监控。
总之，信息化时代背景下，事业单位必须加强档案管理信息化建设，从而提高档案管理的效率和质量，使之适应单位发展和社会发展的需求。
参考文献：
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[3]刘蓓，刘江霞。浅谈档案管理的发展趋势---档案管理的信息化[J].价值工程，2012（04）。