关键词:管道工程; 物资采购; 招标文件; 有效性; 审核工作;
有效性是指完成策划活动和达到策划结果的程度.管道工程物资采购招标的有效性是指通过策划采购招标活动、实施策划过程控制,最终实现策划结果的程度.提高其有效性是指在确定招标物资、招标方式、编制招标文件、组织开评标、确定中标候选人等过程中,在满足《中华人民共和国招投标法》等法律法规和中石油等规章制度的基础上,实施必要的措施以最少的投入达到最满意的结果.
一、影响管道工程物资采购招标有效性的几个问题
1.招标时间紧,投标商没有时间仔细研读标书,导致投标文件不符合招标文件的要求
管道工程建设大多对物资的交货时间有着比较严格的要求,由于设计、征地等原因造成管道工程业主委托招标时间比较短,投标商在较短的时间内无法仔细研读招标文件,制作投标文件时,往往采取对以往类似的投标文件进行修改、复制、粘贴的方式,仓促成稿、递交.评标时由于不能全部或部分满足招标文件要求而废标的情况时有发生,如把"投标人应提交所投产品的有效型式的检验报告",理解为要提交有效的检测报告;没有看到投招标文件中材料的耐低温要求等.或者为了节省时间把本应公开招标的物资,变成邀请招标或竞争性谈判,排斥了其他潜在的投标人,这不但造成招标不能充分实现招标目的,而且也违反了国家招投标法或中石油规章制度中有关招投标的管理制度规定.
2. 评标方法或评标标准模糊不清,评标结果受评委主观判断因素影响较多
由于招标文件编制人员业务水平不高、工作经验不足、对招投标有关法律法规及规章制度不熟悉或对所招物资了解甚少等原因,造成所列评标方法或评标标准模糊不清,评标结果受评委主观判断因素影响较多.如在严寒地带施工的管道工程招标评标方法中只说要作"夏比冲击值",但未规定具体的温度标准;或只规定需要提交WPS文件(工艺文件),却未规定要提交哪些过程的工艺文件,只规定"让评委根据提交的WPS文件情况打分"等,造成招标需要多次澄清才能进行具体操作或造成评委主观判断的情况较多.
3. 招标文件中商务文件采用模板编制
编制人没有按所采购物资的特性编制招标文件,而采用通用的招标文件模板编制.一些招标单位为了尽快编制招标文件,事先编制出招标文件中商务文件的模板.模板在编写过程中要考虑大多招标物资的商务要求,这就决定了模板不可能把每种物资的商务要求都写具体,只能对一些常规的要求做出规定.如财务状况、质量、安全、环境认证、交货要求、资质要求等.如果编写人不根据物资的特性和委托方的要求编写,只是在模板上进行复制、粘贴、替换等,编写完成后又不认真核对,就会出现多余要求或要求漏项、替换不完全、文字不通顺等问题,给后续的工作带来阻碍.
4. 招标文件审核制度执行力度不强
目前,大多招标单位都有招标文件审核制度,但执行力度不强,往往是由具体项目招标文件编写人完成后,交负责人及业主简单审核后,就交由委托招标单位审核、发布.招标技术文件中缺少关键技术参数,同一参数标书表达前后不一致,多处关键技术问题表述不清或矛盾,技术文件频繁换版等问题频发,致使投标人不得不反复澄清,不但延误开评标时间还使投标人浪费了大量的时间和经历.例如,不锈钢管招标技术规格书中标明的是"双向不锈钢",而货物需求一览表中却只写"不锈钢";将恒电位设备的外壳防护等级标为IPX6等;原油管道计量系统采购招标技术文件中没有流量管的体积,多处技术要求或参数前后不一致.
5. 废标或评审条件狭窄,技术参数有明显的指向性
招标单位、招标业主或技术部门出于某种目的把招标评审条件设计得过窄或一些关键参数有明显的指向性,不但排斥了一部分潜在投标人的参加,还在一定程度上违法了《招投标法》等法律法规.
6. 招标单位对投标单位的澄清回复不及时
投标人可以要求招标单位对于不理解、有异议、需要进一步明确的问题给予澄清,或招标单位认为有必要对一些文件需要进一步说明或补正,均可以发出澄清函.无论是招标人主动发出的澄清,还是投标人要求招标人做出的澄清,招标人都要以书面形式予以澄清.这些澄清必须在规定的时间内完成且澄清文件是招标文件的一部分.但是由于部分原因,招标单位对投标单位发出的澄清迟迟不予回复,造成投标单位不得不弃标或将开标时间后延.
7. 有的评委不仔细阅读招标文件和投标文件
有的评委为了节省评标时间,在评审过程中只看《初评表》、《否决项列表》和《技术、商务评审表》,而不关心投标文件或招标文件以及国家招投标法等法律法规,造成按规定应该废标的没有废标,应该扣分的没有扣分,致使该中标的没有中标,不应该中标的反而中标了.如国家在2002年就开始实施《强制性产品认证管理规定》(3C认证),2009年5月26日国家质量监督检验检疫总局颁布《强制性产品认证管理规定》,并在第二条指出"为保护国家安全、防止欺诈行为、保护人体健康或者安全、保护动植物生命或者健康、保护环境,国家规定的相关产品必须经过认证,并标注认证标志后,方可出厂、销售、进口或者在其他经营活动中使用".但有的评委,在评审列入强制性产品认证目录的物资时,对于投标方没有提供有效的3C认证证书却不知道要予以废标或发出澄清,要求投标人补正.类似的投标物资一旦中标将埋下巨大隐患.
二、如何提高管道工程物资采购招标有效性
1. 及时了解物资采购需求,做到未雨绸缪
物资采购部门或招标单位应与管道工程物资项目部物资需求单位及时沟通,了解其物资采购需求,需要招标的物资具体名称、规格、型号、使用时间、执行的技术标准等,做到未雨绸缪.同时约定提交招标委托书、招标物资明细、执行标准、技术规格书、数据单等的提交时间,使招标单位有时间编制招标文件.对于一些技术要求高、执行标准多、结构复杂的物资,招标单位可按照项目部或委托单位提出的商务、技术要求先行编制招标文件草稿,提交项目部或委托招标单位审核;对于缺少技术参数、参数前后矛盾的物资,提请项目部或委托招标单位进行技术修正或补充;对于一些不能确定的内容,可暂时留空,并提醒项目部或委托招标单位及时提交或补充.按规定发布招标公告,为投标单位留出充分阅读、研究招标文件的时间.避免因招标时间不足,投标单位不能仔细研读审招标文件,而出现投标文件响应不全的情况.
2. 确保招标文件的准确性和严谨性
招标文件是招标过程中首要的文件,是投标人编写投标文件和评标委员会进行评标的依据之一,因此,在编写招标文件的各项规定、要求时,要做到合理、合法、科学、严谨.商务、技术评标标准应准确、清楚、理解唯一.要将评委的自由裁量权限制到最小.招标文件如果要设有不允许偏离的实质性要求和条件,应当以醒目的方式明确实质性条款的内容,并注明该实质性要求和条件在招标文件的位置,不能在符合性审查表中简单设置"实质性是否满足招标文件要求,由评委做出评判"等模糊条款.对于一些专业性较强的商务技术要求,招标文件编制人应与工程项目部、委托招标单位、设计部门等及时沟通,必要时聘请有关专家实施咨询或指导,确定准确无误后再将其写入招标文件.
3. 修改招标文件模板,提高招标编写人员的能力
将招标文件模板由"可套用文本式"修改为"编写阶段提醒式".即把原来的全本式模板,招标文件编写人员只需在模板上复制、粘贴、套用、修改等,改为提醒式,每部分招标文件只写这部分应该包括的内容,且为提醒式内容.如投标人资格要求只写投标人注册地、具有独立法人资格、财产状况情况、业绩要求、有效管理体系认证证书、是否接受联合体投标等标题,而不写具体内容.其具体内容由编写人根据招标委托人提出的具体要求编写.同时,预留出标书编写人员需要根据招标要求所增加的内容.如对投标人的其他要求(如要求投标人为中石油集团公司某级物资供应商等).
招标文件的编写是一项技术水平要求较高的工作,它要求编写人员要有较高的写作水平、较高的招投标知识,还要求其掌握或基本掌握所招标物资的基本知识、执行标准等.因此,招标编写人员是招标单位提高采购招标有效性的关键因素.采购招标单位应切实重视标书编制人员的培养,不可轻易调换岗位,同时加大岗位培训力度,对其进行定期或不定期培训,不断提高招标编写人员的标书编制水平和能力.
4. 加强招标文件编制后的审核工作
审核招标文件时首先要以投标人的角度,考虑所设要求或条款内容的必要性,这样才能提高招标的有效性.招标文件中的一些商务、技术要求等不能笼统规定.向招标委托人提供的技术规格及需求,必须对相关内容的合理性、合规性进行审查把关,不能将拿到手的采购需求在文件中简单地复制、粘贴.具体包括:招标文件是否与法律法规相违背;拟招标物资是否有详细的描述,执行标准、CDP文件、数据单等是否齐全、完整,内容表述是否一致(由于数据单是为特定管道工程项目物资出具的,其某些指标可能高于或低于CDP文件,需仔细核对并请委托单位确认)等;技术要求与合同条款是否存在歧视情况;供应商的资质、付款方式和条件,如交货地点、交货期、质保期以及技术参数允许偏差及偏差范围等其他的要求是否规定、内容是否完整等;评标条款是否公正,各项组成因素所赋的分值是否合理并符合规定要求;商务、技术评审标准是否符合所采购物资和项目的特点,是否围绕所采购物资的标准来进行,是否存在一些与采购需求不相匹配的评审因素;对投标人的资质要求是否与所采购物资和项目要求相适应,同时审核、确定所要求的资质是否属于国家有关部门已取消的资质,如资质已取消则不应作为资质要求.
5. 强化监督工作
开标评标工作是招标过程中的关键环节,有很强的程序性和时效性,是衡量招投标工作有效性的关键.如果不能及时纠正违法违规行为,将给后续的工作带来很多不利,甚至造成流标.因此,必须主动、及时地对管道工程物资招标的开标评标现场进行监督.只有对开、评标现场进行实时动态、有效的监督,才能发现问题、制止不良现象的发生,不断提高招投标工作的有效性.
强化监督工作主要包括以下几点:一是强化对投标的监督;二是强化对开标的监督;三是强化对评标委员会的监督;四是强化对评标过程的监督;五是强化对委托招标单位的监督;六是强化对评标纪律的监督.其中对评标纪律的监督和对委托招标单位的监督亟待加强.
三、结语
提高管道工程物资采购招标的有效性是招标单位永恒的工作.只有不断发现阻碍招标有效性的问题,有计划地实施改进措施,才能持续取得委托招标单位的认可和肯定.