摘 要:办公室管理工作是企事业单位中的一项重要工作,然而当前办公室管理工作存在不少问题,制约了办公室管理效率的提升.其中,公文管理属于办公室管理工作中的重要组成部分,也在一定程度上影响办公室管理效率的提升.为此,本文结合自然资源局实际,首先论述了办公室管理中公文管理工作存在的问题,然后提出一系列改进建议,以期促使办公室服务效能的提升.
关键词:自然资源局; 办公室; 公文管理; 服务效能;
公文处理属于当代企事业单位办公室工作中的重要内容.办公室承担着上传下达的职责,从某种角度来讲,办公室收发管理公文的水平直接体现出办公室的工作质量与服务态度.笔者结合在自然资源局的从业经验,从公文管理的角度谈谈如何提升办公室管理服务效能,以供参考.
一、当前办公室公文管理工作存在的问题
(一)工作人员的业务水平有待提高.
公文管理工作对工作人员的专业性与技术性要求相对较高,工作人员需要详细掌握公文处理的相关流程与规章制度,严格按流程办理公文.公文形式比较多样,随着时代的发展,公文也呈现出电子版的形式.这对工作人员的综合素养提出了更高的要求,不仅需具备良好的公文处理能力,而且还需具备一定的计算机基础.不少单位对公文管理工作重视不够,在人员选拔招聘过程中未意识到这项工作的专业性与技术性,人才招聘比较随意,后续的在职培训也未跟进,导致工作人员的专业水平得不到提升,影响到公文管理工作的开展.
(二)管理制度有待完善.
为了充分发挥办公室管理工作的应有作用,必须要有一套健全的规章制度做保障.然而国内关于办公室管理的理论研究尚处于起步阶段,尚未形成一个健全、完善的理论体系.目前,很多单位的办公室管理制度参考借鉴了外国办公室的管理经验,使得国内办公室管理制度处于滞后的状态.另外,借鉴的国外经验不一定适合我国国情,经常出现"水土不服"的问题.事业单位办公室部门缺乏完善的管理制度,导致工作难以做到及时、有效.这一点也体现在公文管理这方面,管理制度比较僵化,多为系统性管理,缺乏可操作、可执行的制度.同时,办公室未建立有效的激励机制,导致工作人员对个人工作缺乏工作热情,工作主动性不强,工作效率自然也不高.
二、新时期创新办公室公文管理策略,提升服务效能
(一)重视办公室管理队伍建设,提升管理水平.
随着信息时代的到来,办公室自动化已在大多数事业单位中应用.为此,要求办公室人员具备良好的信息操作能力,熟练掌握信息技术与知识、公文处理技术.对于自然资源局来说,可从下列几点加以改善:首先,要改善办公环境,让员工在工作过程中保持身心愉悦,从而提高工作效率.其次,为员工制定职业规划与未来发展规划,提高其薪资福利待遇,激发他们的工作热情.同时,在制定办公室规章制度时可设立相应的奖励措施,以激发员工的工作积极性,稳定他们的工作心态.再次,根据我局办公室工作要求,遵循公开、公平、公正的招聘原则,从社会上招聘专业人才,选拔出责任心强、专业能力好的人才加入办公室管理队伍中.最后,为他们提供业务培训机会,将教育培训工作长期化,定期组织工作人员学习办公室管理知识、管理软件的使用、公文处理技巧等,并采用"走出去、请进来"的方式创新教育方式,不断提高工作人员的办公室管理水平.
(二)健全办公室管理制度,创新公文管理方式.
自然资源局应结合自身实际,进一步完善办公室规章制度,明确相关流程与事项.就公文处理而言,必须注意两点:第一,明确责任人.在公文管理过程中必须明确具体的责任人,保证发生问题时及时追责与解决,防止由于责任不明而导致的推诿与扯皮现象存在.此外,这样做各个管理人员所负责的区域是清晰明了的,更方便相关工作的开展,也有利于改善工作人员以往那种懒散的工作情绪,提高工作效率.第二,明确分工.这样能够让员工明白自己的职责所在,管理层也能更清楚每个员工负责的具体区域与领域.这样做能增强员工的工作责任感与细心度,减少人为失误问题.即便出现问题也能轻松找到责任人,不至于牵连到无关的人,避免挫伤员工的工作积极性.如此通过对办公室公文管理工作的改革与创新,促使公文管理更规范化,从而提高办公室管理效率.
(三)对公文运转管理工作进行优化.
在我局办公室管理中,公文运转属于比较重要的一项内容,在一定程度上影响到全局工作的高效组织与开展.为此,在加强办公室管理工作的过程中,要注重对公文运转工作的创新.1.明确公文来源与分配方向.工作人员应根据上、中、下三层公文行文对公文进行分类与整理,为后续的运转工作做好准备.然后,仔细做好公文登记与审核工作.待确定公文内容与规格满足相关标准后方可开展下一步运转工作.工作人员在对公文进行运转处理的过程中,要注意对特急性公文的运转,防止公文数量积压过多,从而影响到单位工作的有效开展.最好的解决办法是工作人员对全部公文进行归纳整理后,有序将其呈递给上级领导或相关部门.在运转周期内,工作人员应密切留意公文运转的信息,确保第一时间掌握公文运转实情,同时,利用电话或电子邮件提醒相关人员进行审批.这不仅确保了运转效率,也进一步提高了公文运转的时效性与准确性.2.对公文运转中生成的基础数据进行保留与备案.工作人员对公文资料进行建档处理时,必须登记清楚公文的基本信息.除了有公文的行文单位与标题外,更关键的是在档案中应记录下运转时间、运转对象、登记等信息.目前,可充分利用信息技术的优势,建立电子化的公文档案管理系统,将公文运转信息及时准确录入电脑中.通过计算机加密处理能确保公文信息的安全性与完整性,而且也极大提高了公文管理的效率.与文书管理相同,将办公自动化系统运用到公文运转工作中,能获得很好的效果.
(四)加强沟通协调,提升服务效能.
办公室作为上传下达为自然资源局服务的重要部门,必须增强服务意识.在日常工作中必须严格落实岗位责任制,明确各岗位的工作职责与业务流程,确保各项工作合规合法有序进行.同时,办公室负责公文处理的人员要注意与其他部门及单位沟通协调,就公文收发、登记、审核中碰到的问题及时与相关人员及部门沟通协调,争取第一时间解决,确保公文质量.针对市委市政府领导的批示件及其他部门的来函,应及时分配到相应部门并做好信息收集工作,最后汇总行文.办公室应定期召开工作会议,每月底汇总当月的工作事项,总结存在的问题以及好的经验做法,部门人员各抒己见,共同探讨解决对策,以期进一步提高办公室的服务效能.
三、结语
综上所述,公文管理属于企事业单位办公室管理中的重要内容,也是企事业单位开展各项工作的重要依据.为此,企事业单位必须高度重视办公室管理,就存在的不足加以改进,构建完善的办公室管理制度,加大对管理人员的教育培训,不断提高办公室管理水平.
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