摘 要：传统管理思路下，秘书岗位的信息管理职能一直被弱化和忽略，其辅助管理的定位也难以得到体现。新形势下，信息管理对组织决策的作用日渐凸显，全面提升秘书的信息技能成为科学、高效决策的关键环节。论文在介绍秘书信息管理工作现状的基础上，分析了秘书信息技能的构成，并从不同层面提出了提升秘书信息技能的可行途径。
关键词：信息管理； 秘书信息技能； 途径；
Abstract:Under the traditional management ideas, the information management function of secretary position has always been weakened and ignored, and its auxiliary management positioning is difficult to be reflected. Under the new situation, the role of information management in organizational decision-making has become increasingly prominent. Comprehensively improving the secretary's information skills has become a key link in scientific and efficient decision-making. Based on an introduction to the current situation of secretary's information management work, this paper analyzes the composition of secretary's information skills, and puts forward feasible ways of improving secretary's information skills from different levels.
Keyword:information management; secretary's information skills; ways;
1 引言
信息管理是秘书工作的基本组成部分，也是秘书职位的重要职责。随着信息社会的到来，信息管理在组织日常经营和管理决策中的作用日益凸显。在现代管理思路和框架下，秘书职位处于信息获取、处理和传达的关键节点，秘书信息管理职责的重要性日渐突出。信息管理技术化的发展趋势对秘书的信息技能提出了更高的要求。
2 秘书信息管理工作的现状
信息管理工作是秘书岗位能够发挥辅助管理职责的关键，也是秘书日常工作中最为重要的部分。但实践中秘书信息工作水平普遍较低，未能充分发挥其对组织管理和决策应有的作用，秘书信息管理工作的现状也普遍反映了这一结论。
秘书的信息管理职责不明确。在传统管理思路下，秘书职位的助理属性通常被强化，而信息管理职责往往被忽略。许多从业者虽然担着秘书的名，但工作的重心往往集中于行政接待、事务安排和日常文件处理等，其职责更倾向于行政助理或文员，日常工作被繁杂的事务性工作所占据，其信息管理职能被无限弱化。秘书从信息管理工作的关键节点转而成为可有可无的环节，由于组织的信息管理环节结构缺失，经常导致信息管理混乱且效率低下。
秘书信息管理工作的决策影响力较弱。秘书的辅助决策能力取决于其能否在信息管理体系中发挥关键作用，这也是其参与管理决策的主要途径。实践中，决策往往面临不确定性导致的风险，而信息是应对不确定性的最有效因素，所以秘书的信息管理能力是组织决策的重要依靠。然而，实际工作中秘书岗位在信息管理过程中作用偏弱，在信息获取、信息处理与信息应用等各环节都缺乏主动性，难以为组织决策提供及时、可靠且关键的信息，强化秘书的信息管理能力，不但能够提升组织的信息管理水平，也能够提高秘书岗位的决策影响力。
秘书的信息技能普遍较低。一直以来，秘书岗位的信息职责普遍得不到重视，其信息管理能力很难得到锻炼和提升。部分秘书从业者较少能够接触到信息管理工作，甚至从未了解过信息管理工作的内容、流程和要求，因而，基本上也没有主动提升自身信息技能的意识和行动。同时，组织对秘书从业者的职业发展缺乏清晰规划，很少进行系统化的培训和提升。对许多组织而言，秘书工作就是个万金油式的存在，处处离不开，又处处不受重视，更加不会专门对其信息技能进行培养，结果导致秘书的信息技能越来越差，秘书岗位也进一步远离信息管理工作。
3 秘书信息技能的构成
在新形势下，秘书工作兼具的交互性、机要性和协同性等特征得到强化，秘书的信息工作不仅仅限于信息的直接获取和简单转达，更需要对信息进行高效的处理和应用，良好的信息技能是其能够胜任岗位工作的基本保证。
一般认为，秘书的信息技能主要包括四个方面的能力，即信息感知能力、信息获取能力、信息处理能力和信息运用能力，这是信息管理流程对秘书岗位信息技能要求的具体体现，更强调了秘书岗从业人员提升信息技能的几个关键和着手点。
信息的感知能力，要求秘书对信息具备敏感的洞察力，要善于从纷繁复杂的背景环境下找出有用的信息。潜在信息经过发掘和重新整合将有可能产生重要价值，反之也有可能因为敏锐性不足而错失信息，甚至造成难以弥补的后果。信息感知能力对于秘书的职业素养有非常高的要求，同时，对秘书的信息技能而言又极为重要，通常必须通过长期的实践和锻炼才有可能具备。
信息的获取能力，要求秘书能够通过各种途径或应用各种方法有效取得和收集信息。信息获取是整个信息管理过程的源头，直接影响信息的数量和质量。秘书工作的复杂性使其往往可能涉及各种工作场景，而秘书岗位从业者要能够因势利导，借助不同工作场景，例如，会谈、参观、访问、讨论等，运用合适的手段和方法高效检索出所需信息。通常信息的富集程度会在很大程度上制约信息获取的效率，信息获取的途径选择和检索方法会对信息获取效率产生直接影响。
信息的处理能力，主要是指秘书岗位从业者所具备的对信息进行读取、存储、整合和生成的能力。秘书辅助决策等职能的发挥，很大程度上取决于其综合处理信息的能力。在信息处理过程中，实际操作层面一般会涉及信息的筛选、辨析、分类、发布等具体环节，每一个环节都会对信息处理的结果产生影响，随着信息技术的发展，为秘书岗位信息处理能力的提升创造出了足够的空间。
信息的运用能力，这也是秘书工作者必须具备的重要能力，要求秘书岗位从业者在获取和处理信息的基础上，能够将自己的思想和见解融入其中，并通过恰当渠道进行交流和共享。秘书的信息运用能力决定了其辅助管理的层次和效果。通常秘书从业者唯有具备整体上的大局观，在具体信息运用时才能恰到好处。因而，提升秘书的信息运用能力要求其从业者必须胸怀全局、明确职责，能够从整体上把握组织的发展规划、管理思路、组织结构、经营模式等与组织发展经营息息相关的重要特征，只有这样才能在具体的工作中找准定位、把握时机，胜任工作，更好地为管理者提供和展示信息。
4 秘书信息技能的提升途径
如上所述，秘书的信息技能包括信息感知、获取、处理和运用等能力，是全流程、全方位信息管理能力的综合体现，因而，要提升秘书的信息技能必须从多方面着手，涉及多种不同的途径。
首先，明确职责，培养信息管理的意识。根据组织岗位设置的通常思路，秘书岗位区别于行政或文员等岗位的最主要差别是其辅助决策的职能，秘书要能够通过有效的信息管理为组织正确决策，减少失误，发挥基础性的参谋作用。因而，秘书要形成信息管理的思路和意识，主动为领导决策提供高质量、高层次、高价值的信息。组织也需要为秘书的信息管理创造空间，理清信息管理的系统架构，授予秘书岗位与职责相适应的权限，从程序和实质上为秘书发挥信息技能提供保障，充分发挥秘书信息管理的技能和潜力。
其次，训练技能，提升信息管理的效率。秘书的信息技能涉及信息感知、获取、处理和运用的整个过程，必须通过系统化的教育和训练才能促进其能力全面提升。秘书是实践性很强的工作岗位，要有"干中学，学中干"的意识，以实际工作场景为培养环境，制定明确的培养目标，既注重全面素质提升，又关注重点能力培养，使其在信息管理过程中兼具敏锐又沉稳的性格特质和细致且灵活的处事技巧，开展信息工作时做到及时准确、全面客观、精准投送，从根本上提升信息管理的效率。
再次，注重运用，强化信息管理的效果。信息管理的目标是服务于组织决策，为组织决策提供参考，信息的质量直接影响决策的效果。在高效获取和处理信息的前提下，信息的恰当运用显得尤为重要。在具体实践中，信息的选题和内容要直接针对决策需求，一方面，必须时刻关注决策活动的动向及进程，使信息思维具有及时性和前瞻性，要紧扣决策前、决策中、决策后等不同阶段的信息需求，将准确的信息及时推送给决策者。另一方面，要明确信息的接受对象，做到立足本级、服务上级、面向下级，即向上级报送信息，应突出特殊性，旨在求政策；向本级报送信息，应突出针对性，旨在献计策；向下级下发信息，应突出指导性，旨在交对策。准确把握信息运用的目标、阶段和对象是秘书信息管理工作的重点和难点。
最后，构建网络，做好信息管理的保障。高效的信息网络，既要保证各个信息节点灵敏有效，更要保证获取的信息真实准确。信息网络建设水平低下所导致的信息收集能力和传递能力欠缺，已成为制约秘书信息工作水平提升的主要原因。当前，许多组织普遍缺乏构建信息网络的意识和意愿，信息获取存在很大的偶然性和不确定性，更没有规范的信息管理。低水平的信息网络不但限制了秘书信息收集的范围，其所能获取的信息源头质量也难以得到保证。新形势下，信息技术迅猛发展，构建和管理信息网络体系的思路和方法也日渐成熟，信息管理对组织决策的重要性得到越来越多决策者的重视，渠道畅通、管理规范的信息网络是秘书岗位及时准确获取信息的重要保障。
5 结语
秘书的信息管理职能是其能够参与辅助决策的关键和主要途径，越来越多的组织也逐渐意识到信息管理对组织决策的重要影响。秘书的信息管理技能包括信息的感知、获取、处理和运用能力，贯穿于整个信息管理的全过程。信息技术发展为提升秘书的信息技能拓展了新思路，开辟了新空间。切实提升秘书的信息技能要从明确职责、培养意识开始，通过训练技能和注重运用来提升信息管理的效率和效果，并在高效信息网络的保障下，结合工作实践，按照规划逐步实现。
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